Você certamente já ouviu falar em Gestão por Processos. Em uma empresa, o uso dessa metodologia posiciona a organização para que esta tenha estruturas mais leves e flexíveis, além de possibilitar uma reavaliação constante da estrutura, dos processos e das diversas ferramentas de controle. Sem ter o intuito de detalhar o tema, apresento abaixo os conceitos básicos destes itens, em cinco tópicos, muito útil para quem está iniciando:
- Macroprocesso: é um processo que envolve mais de uma função na estrutura organizacional e a sua operação tem impacto no modo de como a organização funciona;
- Processo: é um conjunto de atividades conectadas, relacionadas e lógicas através de uma entrada com um fornecedor que acrescenta valor a este e produzem uma saída pra um consumidor;
- Subprocesso: interrelacionada de forma lógica com outro subprocesso realiza um objetivo especifico em apoio ao macroprocesso e contribui para a missão deste;
- Atividades: são ações que ocorrem dentro do processo ou subprocesso. São geralmente desempenhadas por uma pessoa ou setor para produzir um resultado específico. As atividades constituem a maior parte dos fluxogramas;
- Tarefa: é uma parte específica do trabalho, ou seja, o menor enfoque do processo, podendo ser um único elemento e/ou um subconjunto de uma atividade.
Alguns benefícios da gestão por processos:
- Melhorar a avaliação do macroprocesso de gestão da empresa, com base em diagnóstico(s);
- Analisar os principais processos da empresa, com relação à volume de atividade, sequência, pessoas envolvidas e relações de dependência;
- Melhorar a capacidade da empresa em antecipar, gerir e responder às mudanças no mercado e a maximizar as oportunidades empresariais;
- Dar subsídios à empresa para que esta possa melhor definir metas e indicadores de gestão alinhados à estratégia de negócio;
- Redesenhar (se necessário) os principais processos da empresa, com a utilização de fluxogramas e diagramas;
- Reduzir os ciclos de processos;
- Identificar os pontos críticos e gargalos do negócio;
- Avaliar “novos” processos verificando e testando por um período de tempo;
- Implementar e padronizar “novos” processos, sem grande resistência;
- Diminuir custos;
- Melhorar a eficiência e eficácia interna;
- Avaliar impactos de mudanças e definir estratégias de implementação;
- Aumentar a satisfação dos “stakeholders”; e
- Identificar líderes na organização com perfil para atuar por processos.
É desafiador tornar uma empresa totalmente gerida por processos. Existe a necessidade de empenho, disponibilidade de tempo na fase de implantação e um plano de posicionamento global. Existe uma série de formas de implantação. Particularmente, prefiro a abordagem da ISO 9000, ilustrada abaixo de forma muito objetiva.
Mas, para aquelas empresas mais estruturadas e que já possuem a ISO ou o PBQP-H implantado(s), podem partir para o BPM – Business Process Management.
Boa semana a todos!
Alguns links úteis (saiba mais):
